Una de las principales preocupaciones de todas las parejas de novios es el banquete de boda. Y no sólo porque representa la parte más importante dentro del presupuesto que tenéis para gastaros en ese día tan especial, sino porque es uno de los momentos que más recordarán vuestros invitados.
¿Será el lugar apropiado? ¿Qué tal la relación calidad/precio? ¿Habrá suficiente comida? ¿ Y si no queremos hacer un banquete tradicional? ¿Es que no se puede hacer otra cosa?
Lo primero de todo es conocer el número de invitados y definir el presupuesto. Esto es fundamental, porque puede que con estos dos cálculos iniciales se reduzcan vuestras opciones.
También influyen vuestros gustos,
¿ En la ciudad o en el campo? ¿En casa o en un restaurante? ¿Algo moderno o algo clásico? ¿De pie o sentados? ¿Una comida sencilla o un banquete más formal? ¿Almuerzo, comida o cena?
Algo sencillo y dinámico.
Si la mayor parte de los invitados es gente joven y os gustan las celebraciones sencillas, la mejor opción puede ser un cóctel. Se puede organizar a cualquier hora del día, la gente está de pie (aunque nunca deben faltar las sillas y las mesas). No debe durar más de tres horas y es mucho más dinámico. La gente charla, bromea, se divierte. Si lo hacéis al aire libre, los niños pueden retozar a sus anchas y además os puede salir mucho más barato.
SITIO/DISPONIBILIDADEn el momento que se comienza a mirar restaurantes, fincas, cortijos o carmenes, se necesita saber si está incluido el servicio de comida y si dejan elegir catering o por el contrario guardan exclusividad con un proveedor o ellos mismos ofrecen el servicio propio. El sitio de su elección debe combinar con la formalidad de su evento, el tema de su boda, el tipo de comida que se quiere ofrecer y el presupuesto del que se dispone. Lo mejor es poder reservar un lugar donde tenga la libertad de elegir el catering que desee.
¿Hay un espacio habilitado para la preparación de la comida?
Esto es importante para saber si las instalaciones que quiere contratar disponen de un lugar cerrado en el que tengan cocinas, hornos y mesas para poder trabajar o por el contrario tengan que hacerlo en las cocinas centrales del catering. Como ejemplo el Carmen de los Mártires si que dispone de una zona habilitada para el catering sin en cambio en el Palacio de Los Córdova tienen que realizar todo el montaje de cocinas al aire libre al no disponer de una zona para ese uso.
Si tiene decido el lugar donde celebrar su boda, ¡Escoja una fecha! Una vez que sepa si necesita contratar un catering mire todas las posibilidades y fechas disponibles de los mismos, por que en algunos casos las fechas las pueden tener ocupadas en otros eventos.
Debe tratar de reservar el catering o lugar del banquete con al menos 6-12 meses de antelación a su evento.
PRESUPUESTO¡Ahora usted necesita saber si se ajusta a la calidad que necesita!
¿Cuál es el presupuesto y precio medio de menús?
¿Cuál es el depósito inicial y cuándo debe ser pagado? La mayoría de los proveedores requieren de un depósito inicial para reservar la fecha del evento.
¿Cuándo debe ser realizado el pago final del catering? En algunos casos un mes antes hay que pagar el 70% del presupuesto del banquete.
¿Qué servicios incluye el catering?
¿Cuántas horas de servicio (camareros) incluye el precio del menú?
¿Cuánto se cobra por hora extra de la boda?
¿Cuánto se cobra por hora extra de barra libre?
¿Qué hora de cierre tienen?
¿Qué es lo que incluye en el precio (ej ,montaje de mesas, sillas, mantelerías, limpieza de baños)?
¿De cuántos modelos de mantelerías disponen?
¿Cuántos centros de mesa tienen para elegir? Centros de cristal, de flores, agua con velas, otros elementos decorativos.. (importante tener en cuenta el color del mantel)
Ver previamente la decoración de las mesas en general, vestido de sillas, servilletas, minutas, centros…
Cubertería. Si tienen varios modelos a elegir.
¿Al hacer cambios supone un incremento en el precio final?
Qué decoración ambiental adicional ofrecen como pueden ser velitas, faroles, antorchas, etc..
Si después de la cena o comida ofrecen la posibilidad de recena, canapés, montaditos.
EXPERIENCIA¿Cuánto tiempo llevan ejerciendo en el sector?
Nº DE INVITADOS Y SENTADA¿Cuándo necesita saber el número de invitados final? La mayoría 1 ó 2 semanas.
¿Facilitan planos para ubicar a los invitados?
¿Se puede modificar el plano de distribución de las mesas?
¿De cuantas personas son las mesas de los invitados?
¿Disponen de mesas redondas, ovaladas y cuadradas o sólo un modelo?
MENUS¿Tienen menús fijados o pueden personalizarlos de acuerdo al tema o estilo de su evento?
¿Pueden proveer menús especiales tales como cocina vegetariana, cocina de autor, sushi, buffet libre..?
¿Los menús disponen de postre a elegir?
¿Hay elección de modelos y sabores de tarta de bodas?
¿Puede encargarse la tarta a una pastelería en concreto?
¿Donde y cuándo se realiza la degustación de los menús?
¿Cuántos menús podemos elegir para la degustación?
¿Cuántas personas pueden acompañarnos?
CONTRATO/RECLAMACIONES/CANCELACIONES
Solicite un contrato por escrito con todos los puntos descritos que sean de su interés.
¿Cuáles son los términos generales del contrato?
¿Cuál es la política de cancelación?
¿La reserva es reembolsable si la boda es cancelada?
Lea toda la impresión en letra pequeña incluyendo su política de cancelación, precio por persona, precios de servicio e impuestos.
El contrato debe incluir:
La fecha, hora, localización del evento y horas de servicio.
Los honorarios, incluyendo costes extra, la forma de pago y cuándo se debe abonar el importe final.
Si el contrato se firma un año antes, ¿cómo se presupuestan los menús del año próximo?
El nombre de la empresa contratada.
Finalmente, el contrato debe incluir la política de cancelación.
SERVICIO AL CLIENTESolicite menús antes de tiempo.
¿Qué persona será el responsable durante todo el proceso de contratación hasta el día de la boda?
¿Se siente cómodo con el proveedor y la persona encargada?
¿Su proveedor se comunica con usted eficazmente y le es útil?
El encargado debe de estar disponible para una cita y telefónicamente contestar cualquier duda que se pueda tener.
PRUEBAAlgunos restaurantes o catering le invitarán a una degustación gratuita. Otros le cobrarán un honorario, otros le invitarán a visitar su restaurante para poder probar la comida antes de contratar. Sin embargo, algunos proveedores no facilitan ninguna prueba en absoluto. Os darán referencias y os mostrarán fotografías de sus presentaciones y eventos realizados. Hay que estar atentos a la presentación de la comida, la cantidad, la bodega, etc..
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